Quy trình đặt hàng tại Quà Tết In Logo bao gồm 7 bước: Tư vấn, Thiết kế & Làm mẫu, Ký hợp đồng, Sản xuất, In logo & Đóng gói và Bàn giao cho vận chuyển. Sự chuyên nghiệp này giúp quý doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, tối ưu ngân sách và đảm bảo tiến độ trao gửi những món quà.
Dưới đây là chi tiết 7 bước khép kín và chuyên nghiệp được Quà Tặng Tết In Logo áp dụng nhằm mang lại sự an tâm tuyệt đối cho doanh nghiệp.
Bước 1: Tiếp nhận thông tin và Tư vấn giải pháp quà tặng
Mọi dự án thành công đều bắt đầu từ việc thấu hiểu nhu cầu. Ở bước khởi tạo này, nhân viên tư vấn của chúng tôi sẽ cùng phòng ban phụ trách của doanh nghiệp làm rõ các thông số cốt lõi:
- Ghi nhận nhu cầu: Xác định rõ ngân sách dự kiến cho mỗi phần quà, tổng số lượng cần đặt và phân khúc đối tượng nhận (ví dụ: công nhân viên khối sản xuất, nhân viên văn phòng, hay đối tác VIP, khách hàng chiến lược).
- Tư vấn thực tế: Dựa trên các thông số trên, xưởng sẽ đề xuất các bộ giải pháp bám sát thực tiễn. Chẳng hạn, gợi ý các bộ ấm chén sứ trắng Bát Tràng thanh lịch, bình giữ nhiệt in logo tiện dụng hoặc các set khay mứt kết hợp tinh tế.
- Báo giá sơ bộ: Cung cấp bảng dự toán chi phí ban đầu để doanh nghiệp dễ dàng cân đối ngân sách duyệt chi.
Tư vấn các sản phẩm quà tặng Tết in logo phù hợp với ngân sách
Bước 2: Thiết kế demo 2D và Lên mẫu thực tế
Món quà mang đậm dấu ấn thương hiệu cần sự chuẩn xác tuyệt đối về mặt hình ảnh nhận diện.
- Thiết kế miễn phí: Đội ngũ thiết kế sẽ hỗ trợ lên maket (bản thảo) 2D, tinh chỉnh tỷ lệ logo, màu sắc và thông điệp trên từng vị trí sản phẩm sao cho hài hòa nhất.
- Sản xuất mẫu thực tế: Đây là bước không thể thiếu đối với các đơn hàng lớn. Việc in logo trực tiếp lên phôi sản phẩm thật giúp khách hàng đánh giá khách quan về màu sắc, so sánh các công nghệ in ấn logo trên hộp quà Tết có đạt chất lượng như mong đợi hay không, cũng như kiểm tra quy cách hộp đựng trước khi cho phép sản xuất hàng loạt.
Bước 3: Chốt số lượng, Báo giá chính thức và Ký kết hợp đồng
Sau khi mẫu thực tế được phê duyệt, hai bên sẽ tiến hành các thủ tục pháp lý.
- Chốt thông số cuối cùng: Thống nhất lại tổng số lượng và chốt đơn giá chuẩn xác đã bao gồm các mức chiết khấu theo số lượng.
- Ký kết hợp đồng kinh tế: Hợp đồng được soạn thảo minh bạch, quy định rõ ràng trách nhiệm của hai bên, mốc thời gian giao hàng cụ thể và các chính sách đền bù nếu phát sinh vi phạm.
- Tạm ứng: Doanh nghiệp hoàn thiện thủ tục thanh toán đợt 1 (thường từ 30% – 50% tùy thuộc vào giá trị đơn hàng) để xưởng chính thức đưa dự án vào lệnh sản xuất.
Bước 4: Sản xuất và Chuẩn bị vật tư đóng gói
Giai đoạn này quyết định trực tiếp đến chất lượng cốt lõi và tốc độ hoàn thành đơn hàng. Điểm ưu việt khi doanh nghiệp làm việc với Quà Tết In Logo nằm ở việc chúng tôi kết hợp song song giữa năng lực sản xuất trực tiếp và hệ thống kho bãi quy mô.
- Sản xuất trực tiếp tại xưởng:
Khác với các đơn vị thuần thương mại, chúng tôi sở hữu xưởng sản xuất gốm sứ trực tiếp. Với các mặt hàng chủ lực như bộ ấm chén, cốc sứ, lọ hoa Bát Tràng,… mọi công đoạn từ chế tác, tráng men đến nung lò đều được chúng tôi tự tay thực hiện.
Năng lực “sản xuất tận gốc” này không chỉ giúp khách hàng tối ưu chi phí trung gian mà còn kiểm soát được chất lượng sản phẩm đạt độ đồng đều cao nhất.
- Chủ động tập hợp phôi hàng:
Bên cạnh các sản phẩm tự sản xuất, kho hàng rộng lớn của chúng tôi luôn trữ sẵn lượng lớn phôi các mặt hàng tiện ích (bình giữ nhiệt, mũ bảo hiểm, bộ cốc thủy tinh,…). Điều này giúp xưởng phản ứng nhanh nhạy, sẵn sàng đưa vào in ấn ngay cả với những đơn hàng số lượng lớn cần tiến độ gấp.
- Đồng bộ vật tư đóng gói:
Song song với quá trình chuẩn bị sản phẩm, xưởng sẽ tiến hành đồng bộ các phụ kiện đi kèm để tôn lên giá trị món quà, bao gồm: Hộp xi lót lụa sang trọng, hộp định hình, hộp carton offset, túi xách giấy thiết kế,… theo yêu cầu chuẩn nhận diện thương hiệu.
Sản xuất sản phẩm quà tặng số lượng lớn theo yêu cầu
Bước 5: Triển khai in ấn logo theo công nghệ đã duyệt
Sản phẩm được đưa vào dây chuyền gia công in ấn (in lụa, in decal, khắc laser, in UV,…) trên cả sản phẩm và đồng bộ trên hộp quà tặng. Chúng tôi tuân thủ nghiêm ngặt theo đúng bản mẫu mà doanh nghiệp đã ký duyệt ở Bước 2.
Trong suốt quá trình này, đội ngũ kỹ thuật liên tục kiểm tra ngẫu nhiên để đảm bảo độ đồng đều, sắc nét cho hàng nghìn sản phẩm.
Bước 6: Kiểm tra chất lượng và Đóng gói thành phẩm
Trước khi xuất kho, mỗi phần quà đều phải trải qua quy trình kiểm soát chất lượng khắt khe.
- Sàng lọc: Kiểm tra trực quan từng sản phẩm nhằm loại bỏ ngay lập tức các mặt hàng có tì vết, trầy xước hoặc in lem màu.
- Bảo vệ an toàn:
Áp dụng chặt chẽ quy trình đóng gói và vận chuyển quà Tết an toàn chống móp méo. Sản phẩm được vệ sinh sạch sẽ, bọc chống sốc kỹ lưỡng trước khi đặt vào hộp quà.
Sản phẩm được kiểm tra và đóng gói kỹ lưỡng
Sau đó, hàng hóa được đóng vào các thùng carton lớn, dán tem nhãn phân loại rõ ràng bên ngoài để doanh nghiệp dễ dàng kiểm đếm khi nhận.
Bước 7: Giao hàng, Nghiệm thu và Hoàn thiện hồ sơ thanh toán
Bước cuối cùng khép lại quy trình một cách trọn vẹn và chuẩn mực pháp lý.
- Bàn giao: Sử dụng hệ thống xe tải chuyên dụng, giao hàng tận nơi theo đúng mốc thời gian và địa điểm đã cam kết. Đại diện hai bên tiến hành đồng kiểm, đếm đủ số lượng và ký xác nhận vào biên bản bàn giao.
- Hoàn thiện chứng từ: Xưởng tiến hành xuất thuế và hóa đơn VAT khi mua quà Tết doanh nghiệp hợp lệ, chuẩn xác mã ngành nghề. Toàn bộ hồ sơ (bao gồm đề nghị thanh toán, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng) được gửi đến bộ phận kế toán công nợ của đối tác để hoàn tất thủ tục giải ngân phần còn lại.
Tại sao doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình đặt quà Tết?
Dưới đây là 3 lý do doanh nghiệp nên nắm rõ quy trình đặt hàng quà tặng Tết in logo số lượng lớn:
- Chủ động tiến độ: Việc hiểu rõ thời gian thực hiện của từng khâu giúp doanh nghiệp lên kế hoạch đặt hàng kịp thời, tránh tình trạng “nước đến chân mới nhảy” vào cận Tết khiến xảy ra sai sót hoặc phải chịu cước phí vận chuyển đắt đỏ.
- Kiểm soát rủi ro chất lượng: Nắm được chính xác thời điểm nào cần duyệt mẫu thực tế, lúc nào cần kiểm tra đóng gói để đảm bảo thành phẩm cuối cùng hoàn hảo nhất.
- Đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ: Giúp các phòng ban nội bộ (Nhân sự, Thu mua, Kế toán) phối hợp trơn tru trong việc hoàn thiện hợp đồng, chi tạm ứng và hạch toán hóa đơn VAT cuối năm.
3 Lưu ý khi đặt quà Tết doanh nghiệp để tránh phát sinh chi phí
- Dự trù số lượng hao hụt và phát sinh: Cấu trúc nhân sự luôn có sự biến động. Hãy luôn đặt dư khoảng 3% – 5% tổng số lượng đơn hàng để dự phòng cho nhân viên mới tuyển hoặc khách mời phát sinh phút chót. Chi phí để mua bổ sung một vài set quà lẻ tẻ sau này sẽ cao hơn rất nhiều.
- Chốt file logo định dạng chuẩn (Vector): Để logo in sắc nét, không bị vỡ hạt và chuẩn màu nhận diện thương hiệu, hãy cung cấp cho xưởng file thiết kế ở định dạng chất lượng cao (AI, EPS, hoặc PDF) ngay từ khâu đầu tiên.
- Lên kế hoạch đặt hàng sớm (Từ tháng 9 – tháng 10): Thời điểm cuối quý 3, đầu quý 4 là lúc lý tưởng nhất để chốt đơn. Doanh nghiệp không chỉ được hưởng các chính sách chiết khấu sâu nhất mà còn tránh hoàn toàn rủi ro “tắc nghẽn” dây chuyền sản xuất và hệ thống giao thông vào tháng Chạp.
Câu hỏi thường gặp (FAQ) về quy trình làm việc
- Thời gian từ lúc duyệt mẫu đến lúc nhận hàng thông thường là bao lâu?
Thời gian hoàn thiện đơn hàng sẽ phụ thuộc vào số lượng và kỹ thuật gia công. Trung bình, với đơn hàng từ 500 – 1000 sản phẩm, thời gian dao động từ 7 – 15 ngày làm việc. Riêng với các sản phẩm có sẵn phôi trong kho, thời gian có thể được tối ưu chỉ còn 3 – 5 ngày.
- Doanh nghiệp có được thay đổi số lượng sau khi đã ký hợp đồng không?
Chúng tôi luôn hỗ trợ linh hoạt cho khách hàng. Việc tăng số lượng có thể thực hiện dễ dàng (áp dụng đơn giá cũ hoặc báo giá lại nếu chênh lệch nấc chiết khấu). Tuy nhiên, việc giảm số lượng cần được thông báo trước khi hệ thống bắt đầu lệnh sản xuất hàng loạt (Bước 5) để không phát sinh chi phí vật tư bù trừ.
- Thủ tục xử lý hàng lỗi, hàng vỡ do vận chuyển diễn ra như thế nào?
Tại thời điểm đồng kiểm (Bước 7), nếu phát hiện hàng hóa nứt vỡ do lỗi vận chuyển hoặc sai quy cách so với mẫu duyệt, chúng tôi sẽ lập tức ghi nhận vào biên bản và tiến hành bù hàng mới 100% trong thời gian nhanh nhất, đảm bảo không làm gián đoạn sự kiện tặng quà của quý công ty.
