Khi mua giỏ quà Tết thực phẩm số lượng lớn, doanh nghiệp bắt buộc phải thu thập trọn bộ 5 hồ sơ pháp lý từ nhà cung cấp bao gồm: Giấy phép đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận ATVSTP, Bản công bố sản phẩm, Chứng từ nguồn gốc (CO/CQ) và Hóa đơn VAT.
Quà Tặng Tết sẽ phân tích chi tiết vai trò của từng loại giấy tờ và hướng dẫn thiết lập 3 điều khoản hợp đồng giúp doanh nghiệp nắm đằng chuôi khi xảy ra sự cố.
Tại sao doanh nghiệp không được bỏ qua khâu kiểm tra pháp lý khi mua quà thực phẩm?
Việc kiểm tra giấy tờ là “tấm khiên” bảo vệ doanh nghiệp khỏi những thiệt hại nghiêm trọng cả về tài chính lẫn danh tiếng:
- Bảo vệ sức khỏe người nhận: Thực phẩm là mặt hàng nạp trực tiếp vào cơ thể. Hàng giả, hàng kém chất lượng có thể gây ngộ độc, làm tổn hại nghiêm trọng đến sức khỏe người nhận và kéo theo những hệ lụy pháp lý khôn lường cho doanh nghiệp tặng quà.
- Hợp lệ hóa chi phí kế toán: Nếu không có đủ chứng từ nguồn gốc xuất xứ và hóa đơn VAT chuẩn chỉnh, hệ thống Kế toán sẽ không thể đưa khoản chi mua quà này vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN, gây thâm hụt trực tiếp đến ngân sách công ty. (Bạn có thể tìm hiểu chi tiết hơn qua bài viết: Thuế và hóa đơn VAT khi mua quà Tết doanh nghiệp).
- Tránh rủi ro bị quản lý thị trường tịch thu: Khi vận chuyển số lượng lớn giỏ quà từ xưởng gia công về công ty hoặc đi phân phát, nếu không có giấy tờ chứng minh nguồn gốc xuất xứ đi kèm, lô hàng hoàn toàn có thể bị cơ quan quản lý thị trường kiểm tra, tịch thu lập tức và phạt tiền rất nặng.
- Đảm bảo uy tín doanh nghiệp: Một món quà Tết trao đi mang theo cả bộ mặt của thương hiệu. Tặng sản phẩm không rõ nguồn gốc là cách nhanh nhất để đánh mất niềm tin của khách hàng và đối tác chiến lược.
Trọn bộ hồ sơ pháp lý bắt buộc nhà cung cấp giỏ quà thực phẩm phải có
Để đảm bảo tính minh bạch và an toàn tuyệt đối, quý doanh nghiệp cần yêu cầu nhà cung cấp xuất trình đầy đủ 5 loại chứng từ cốt lõi sau:
1. Giấy phép đăng ký kinh doanh (GPĐKKD)
Chứng minh nhà cung cấp là một pháp nhân hợp pháp, có đăng ký mã ngành nghề kinh doanh rõ ràng liên quan đến việc buôn bán, bán lẻ, đóng gói thực phẩm và đồ uống.
2. Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện An toàn vệ sinh thực phẩm (ATVSTP)
Đây được xem là tờ giấy quan trọng đối với các xưởng gia công có hoạt động đóng gói giỏ quà (ví dụ: bóc tách các loại hạt dinh dưỡng từ bao tải lớn sang các hũ thủy tinh, hộp nhựa nhỏ).
Giấy này chứng minh khu vực lưu trữ, chiết rót và đóng gói của họ đạt chuẩn vệ sinh theo quy định của nhà nước, không gây nhiễm khuẩn chéo cho thực phẩm.
3. Bản tự công bố sản phẩm / Giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố sản phẩm
Giấy tờ này áp dụng cho từng mã sản phẩm cụ thể nằm bên trong giỏ quà (ví dụ: hộp bánh quy, hũ hạt macca, hũ mứt). Nó là minh chứng cho việc sản phẩm đã được kiểm nghiệm các chỉ tiêu vi sinh, kim loại nặng, thành phần an toàn theo quy định của Bộ Y tế trước khi được phép lưu hành trên thị trường.
4. Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng nhập khẩu (CO, CQ, Tờ khai hải quan)
Mục đích: Vô cùng quan trọng và bắt buộc phải có nếu giỏ quà của bạn định mix thêm Rượu vang ngoại hoặc các loại bánh kẹo, hạt dinh dưỡng nhập khẩu.
- CO (Certificate of Origin): Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa.
- CQ (Certificate of Quality): Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm chuẩn quốc tế.
- Tem phụ tiếng Việt: Bắt buộc dán trên tất cả các sản phẩm nhập khẩu nguyên hộp theo quy định của pháp luật Việt Nam.
5. Hóa đơn Giá trị gia tăng (VAT)
Hóa đơn Giá trị gia tăng là chứng từ bắt buộc để kế toán hạch toán, kê khai thuế. Hóa đơn điện tử cần ghi rõ danh mục hàng hóa hoặc bắt buộc phải xuất kèm một bảng kê chi tiết từng mặt hàng có trong giỏ quà, đóng dấu giáp lai của bên bán.
Các giấy tờ pháp lý đảm bảo các set quà tết thực phẩm đạt chất lượng an toàn tuyệt đối
3 Điều khoản pháp lý cần thắt chặt trong Hợp đồng mua bán giỏ quà Tết
Hợp đồng kinh tế chính là cơ sở pháp lý duy nhất để bảo vệ quyền lợi của người mua. Doanh nghiệp cần nắm đằng chuôi bằng cách đưa 3 điều khoản sống còn sau vào hợp đồng:
- Điều khoản về Hạn sử dụng (Date): Không dùng từ ngữ chung chung. Phải ghi rõ cam kết: “100% sản phẩm có trong giỏ quà phải có hạn sử dụng còn lại tối thiểu từ 6 tháng đến 1 năm tính từ ngày ký biên bản bàn giao”. Điều này triệt tiêu hoàn toàn tình trạng nhà cung cấp chèn ép, tuồn hàng cận date vào những giỏ quà đóng sẵn.
- Điều khoản đền bù thiệt hại (Trách nhiệm liên đới): Quy định rõ ràng nhà cung cấp phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật và đền bù mọi thiệt hại nếu người nhận (khách hàng, nhân viên của công ty) bị ảnh hưởng sức khỏe, ngộ độc do chất lượng thực phẩm bên trong giỏ quà gây ra.
- Điều khoản về tính đồng nhất: Cam kết bằng văn bản rằng hàng giao thực tế phải đúng 100% về thương hiệu, định lượng (số gram/hộp) và chất lượng so với hàng mẫu đã chốt ban đầu. Nghiêm cấm hành vi tự ý đánh tráo, thay thế bằng các sản phẩm rẻ tiền hơn vào giỏ quà khi sản xuất hàng loạt.
Quà Tết In Logo – Đối tác cung cấp Set quà Tết minh bạch, an toàn
Việc tìm kiếm một đơn vị vừa có năng lực sản xuất quà tặng doanh nghiệp, vừa am hiểu luật định về an toàn thực phẩm là bài toán khó dịp cuối năm. Hiểu được nỗi đau đó, Quà Tết In Logo mang đến giải pháp quà tặng chuyên nghiệp, an toàn tuyệt đối.
Đón đầu xu hướng quà tặng tết cập nhật mới nhất, đối với các set quà, Quà Tết In Logo chỉ liên kết độc quyền với các nhà cung cấp thực phẩm lớn. Chúng tôi luôn yêu cầu đối tác xuất trình đầy đủ CO, CQ và giấy kiểm định ATVSTP định kỳ.
Chúng tôi minh bạch cung cấp bản sao y công chứng (khi khách hàng có yêu cầu) đối với mọi giấy tờ của sản phẩm bên trong set quà. Đồng thời, xưởng trực tiếp xuất hóa đơn điện tử VAT chuẩn chỉnh mã ngành, giúp doanh nghiệp hợp thức hóa hồ sơ kế toán nhanh chóng, an toàn.
Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào đừng ngần ngại liên hệ đến chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhé!
